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《秘书的秘书》有关情况通稿

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发表于 2023-11-28 23:20:44 | 显示全部楼层 |阅读模式
秘书八项独门功夫
秘书工作是件技术活、细活,面临各种各样工作要求,没有货真价实硬功夫,很难做得了“瓷器活”,当然也很难安安稳稳混口饭吃。一个很残酷的现实是,在领导眼里基本没有什么秘书不能干的活儿。真正秘书工作远远不是写写画画那么简单,而是专业性、综合性都很强的“最强大脑”技术活,要求秘书必须拥有常人所不能兼备的诸多功夫。择其要者而言之,需要拥有八项独门功夫。
一是拿起笔来能写材料。这是所有秘书都应具备的最基本素质,也是考验秘书称职与否的关键因素之一。这项功夫要求秘书拥有规范扎实的语法功底、清晰明朗的工作思路和清爽流畅的文字表达能力、一点即透不点也能主动思考琢磨的悟性,既要熟悉各类应用文体起草要求,又要熟悉单位重点工作及关键环节,接到任务稍作准备就能驾轻就熟独立起草讲话、文件、汇报等材料,清楚准确表达单位意志,充分体现领导意图。因为起草材料能力十分重要,单位挑选秘书的重要标准就是看其专业背景、材料起草能力及起草材料经历,并要求提供本人起草的材料,判断其文字功底及表达能力,只有材料审核过关后才安排进一步考察筛选,考察筛选过程中还会安排现场撰写材料,让候选者根据提供素材及写作要求,围绕某个主题当场起草材料,再将现场作文与此前材料两相对照,好中选优、优中选好。由此可见,你如拿不出代表作或代表作拿不出手,第一关可能就过不去,也就很难再进入竞争考察环节。诸位如果希望从事秘书工作,平时就得在文字表达方面用心修炼、狠下功夫、多写多练、打下基础,多出作品,最好小有名气。
二是抬脚出去办成事情。秘书在服务过程中经常接受并要圆满完成领导交办的各种事务,做到能办事、会办事、办成事、不出事。领导交办事项既有形形色色的具体小事情,也有某些专项工作事务。对于各类小事情,秘书要根据交代内容第一时间办理到位,切忌夹带个人理解,做到不走样、不越位,按照谁交代、向谁汇报原则第一时间报告办理结果,未经领导授意就不向其他领导多头报告。对于重要工作事项,如果个人难以胜任,就需要组织力量,制定方案,明确任务,落实责任,协同实施。在办理过程中,如果遇到困难或发生其他新情况,秘书就要及时向交办领导请示汇报,做到信息对称、减少差错;遇到需要领导层面拍板决定的事项,更要第一时间向领导请示后再组织实施,不能自作主张、自行其是、脱离视线,防止等到事情弄到不可收拾后再跟领导汇报,那样会让自己、领导及工作本身都会陷入被动局面,造成不良后果。
三是关起门来能做领导。秘书界行话“关起门来做书记”“身为士卒,心为将谋”讲的是秘书要有思想,有思路,勤动脑,善谋划,只有学会从领导角度思考问题、研究工作、安排事务,才能准确理解领导思路,掌握工作重点,分清轻重缓急,理出工作头绪,排出时间节点,跟上领导节奏,符合领导意图。例如,单位一把手秘书要熟悉年度重点工作目标任务、重要节点工作安排、年度工作推进重点难点、重点任务涉及分管领导、重点任务承担部门及其主要负责人、领导年度紧紧抓在手上的关键事项、领导工作思路及指导思想、年度重点工作会议、计划印发的重点文件,等等。一把手秘书就要有一把手视野、胸怀,只有站在主要领导位置才能一览众山小,观览全局工作,有条不紊做好全面服务工作。分管领导秘书则要站在分管领导位置做好服务工作,主要内容同前,不多说了。很多秘书服务领导时间长了,从领导层面考虑工作较其他人员多得多,接触者基本是各级部门负责人,沟通内容主要为领导的各类工作意见,言谈举止不自觉流露出颐指气使的“领导习气”,让基层同志感觉你虽位卑,但总是在发号施令,使人不太舒服。秘书讲话做事要注意方式方法,把握程序规则,待人接物敬人一尺,言谈举止律己三尺,牢记吃亏是福,夹起尾巴做人,营造和谐关系,赢得理解尊重,规避不利影响,防止人家叫你“二号首长”“小市长”“小老总”,让你虽不辞辛苦操劳,但在坊间臭名昭著。
四是迅速理清工作思路。每位领导都希望身边秘书思路清晰、分清主次、反应迅速。秘书接受任务后要根据要求准确理解内容,迅速理出头绪,知道做什么、怎么做、做到什么程度、达到什么目的、需要哪些部门配合,及时准确、清晰完整将任务传达给相关部门,主动做好沟通衔接、跟踪督办和请示汇报,保证交办任务落到实处、圆满完成。如果遇到内容不清、目的不明、节点模糊等不确定情况,秘书要主动向领导请示清楚,确保完整准确理解意图,遇到内容较多或繁杂任务,最好根据领导口授内容整理出书面安排方案,报送领导审阅确认后再通达有关方面,有效规避误传信息、耽误工作、造成被动;不能在不清楚情况下传达指示,更不能使用“大概”“也许”“可能”“最好”等不确定性词语,务必坚持以其昭昭,使人昭昭;不能以其昏昏,使人昭昭。
五是安排工作有条不紊。领导都要分管一定领域工作,需要花费时间精力研究、协调和解决分管领域工作事务。这些工作事务梳理汇总与统筹安排多由秘书具体负责。如何科学合理、妥善周密做好安排领导工作事务呢?笔者在实践中摸索出“事务集中池法”,将领导分管领域内需要近期研究推进的各类事项全部集中到一起,根据部门类别分别梳理排列重点工作事项。每个事项包含工作内容、领导要求等,篇幅短小精悍,甚至片言只语,但求记事清楚就可。“事务集中池”主要有几个来源:领导分管领域的年度及阶段重点事项、会议研究决定需要跟踪督办事项、上级领导交办事项、下级部门提请研究解决事项、领导在审签文件材料时要求会办事项、领导在各类场合交办具体事项、分管领域内当前存在的突出问题与困难、需要争取上级部门关心支持的事项,等等。这些通过不同渠道向领导汇聚而来的事项基本构成日常工作内容,都要秘书根据轻重缓急统筹安排。着重做到“几个一”:各种渠道汇集来的信息全部集中到一个地方(一个人、一个文档)集成汇总,不记到不同笔记本或分散在不同人手里,造成信息不对称或遗漏误事;随时更新事务集中池,第一时间调整信息,同时将已经协调解决的事项剔除出来存档备忘。实践证明,有了事务集中池,很难遗漏丢失工作事务,便于掌握全面工作......

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